Hauptfunktionen
Alles, was Sie für die automatisierte Dokumentenarchivierung benötigen
ELECTRONIC REPORTING ARCHIVE
FÜR DYNAMICS 365 F&O
Erweiterung zur Dokumentenarchivierung für Electronic Reporting in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, die erstellte Geschäftsdokumente und Metadaten automatisch an Mi-crosoft SharePoint überträgt – für eine strukturierte Ablage und einen einfachen Zugriff
PRODUKTINFORMATIONEN HERUNTERLADEN (PDF)
- Kein zusätzlicher Code
- Update-sicher
- Einfach zu konfigurieren
- Schnell implementiert
Die Herausforderung
Erstellte Dokumente sind nach der Ausgabe nur schwer zu verwalten
- Dokumente müssen häufig manuell gespeichert oder in externe Ablagen übertragen werden
- Geschäftskontext und Metadaten werden nicht automatisch zusammen mit dem Doku-ment gespeichert
- Das Auffinden, Prüfen oder erneute Verwenden bereits erstellter Dokumente kann zusätz-lichen Aufwand verursachen
Die Lösung
Einmal archivieren. Jederzeit finden, prüfen und wiederverwenden
- Mit ER erstellte Dokumente automatisch in Microsoft SharePoint archivieren
- Dokumente zusammen mit relevanten D365 F&O-Geschäftsmetadaten speichern
- Archivierte Dokumente suchen, in der Vorschau anzeigen, überwachen und wiederver-wenden – ohne sie erneut zu erzeugen
ER-Zielintegration
Dokumente direkt bei der standardmäßigen Ausführung von Electronic Reporting in D365 F&O archivieren
Flexible SharePoint-Konfiguration
Archivspeicherorte und Verarbeitungsregeln für jeden Dokumenttyp separat konfigurieren
Metadatenzuordnung
D365 F&O-Felder und Geschäftsdaten direkt in SharePoint-Metadatenspalten übertragen
Automatisierte Verarbeitung & Wiederholungen
Dokumente im Batch verarbeiten und fehlgeschlagene Uploads anhand konfigurierbarer Regeln automatisch erneut versuchen
Zentraler Archiv-Arbeitsbereich
Dokumente zentral über das Formular „Archiving tasks" in D365 F&O suchen, in der Vorschau anzeigen, überwachen und erneut verarbeiten
Historische Archivierung
Bereits erstellte Dokumente anhand von Datumsbereichen und konfigurierbaren Filtern ermitteln und archivieren
Warum ER Archive
Mehr als nur Dokumentenablage
Zuverlässige Archivierung
Geschäftsdokumente außerhalb des transaktionalen ERP-Prozesses aufbewahren
Bessere Nachverfolgbarkeit
Dokumente und Geschäftsmetadaten nach SharePoint übertragen – mit zentraler Überwachung in D365 F&O
Einfachere Aufbewahrung
Dokumentenerstellung im ERP und langfristige Speicherung in Microsoft 365 klar trennen und dennoch verbunden halten
Typische Business-Szenarien
Praktische Anwendungsfälle in wichtigen Geschäftsbereichen
Finance
Anforderung
Finance-Anwender benötigen einen zentralen Zugriff auf Finanzdokumente, ohne zwischen mehreren D365 F&O-Formularen wechseln zu müssen
Lösung
ER Archive bündelt Rechnungen und weitere Finanzdokumente zentral und bietet Filter, Meta-daten, Statusinformationen und Dokumentvorschau
Ergebnis
Dokumente lassen sich schnell finden und direkt in D365 F&O prüfen
Beschaffung
Anforderung
Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung müssen Lieferantendokumente schnell nach Lieferant, Bestellung, Datum oder Rechtsträger finden
Lösung
ER Archive speichert Kreditorenrechnungen, Bestellbestätigungen und Produktzugänge mit rele-vanten D365 F&O-Metadaten in SharePoint
Ergebnis
Teams erhalten eine strukturierte, durchsuchbare Dokumentenbibliothek – ohne manuelle Ablage
Archivierung
Anforderung
Unternehmen müssen Geschäftsdokumente außerhalb des ERP aufbewahren und interne oder regulatorische Richtlinien erfüllen
Lösung
ER Archive überträgt Dokumente und Metadaten aus D365 F&O in SharePoint-Bibliotheken, auf die Microsoft-365-Aufbewahrungs- und Records-Management-Richtlinien angewendet werden können
Ergebnis
Eine strukturierte Basis für Aufbewahrung und Archivierung mit SharePoint und Microsoft Pur-view
Integration
Anforderung
E-Commerce-Plattformen und externe Systeme benötigen Zugriff auf bereits in D365 F&O erzeug-te Rechnungen und Lieferdokumente
Lösung
ER Archive stellt Dokumente über die Archivierungsaufgabe oder direkt aus SharePoint bereit
Ergebnis
Integrationen nutzen vorhandene Dokumente weiter, statt sie erneut zu erzeugen
FAQ
Welche Dokumenttypen werden derzeit für die Archivierung unterstützt?
Electronic Reporting Archive unterstützt derzeit folgende Dokumenttypen: Kundenrechnung, Pro-jektrechnung, Freitextrechnung, Bestellbestätigung, Lieferantenrechnung, Produktzugang, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Verkaufsangebot und Mahnung
Können wir auch eigene benutzerdefinierte Berichte archivieren?
Ja. Benutzerdefinierte Berichte können archiviert werden, wenn sie mit Electronic Reporting umgesetzt sind. Für die Aktivierung jedes zusätzlichen benutzerdefinierten Berichts ist eine kleine X++-Erweiterung erforderlich; der Aufwand liegt in der Regel bei etwa 4 Stunden pro Bericht.
Was passiert, wenn SharePoint vorübergehend nicht verfügbar ist oder ein Dokument nicht archiviert werden kann?
Die Lösung protokolliert fehlgeschlagene Uploads und unterstützt konfigurierbare automatische Wiederholungsversuche. Anwender können den Fehler außerdem prüfen und ein einzelnes Dokument manuell erneut verarbeiten, sobald die zugrunde liegende Ursache behoben wurde.
Wie wird das Produkt lizenziert, wenn wir mehrere Unternehmen in D365 F&O haben?
Die Lizenzierung erfolgt tenantbasiert. Eine Lizenz deckt alle produktiven und nicht produktiven D365 F&O-Umgebungen, alle juristischen Personen und eine unbegrenzte Anzahl von Anwen-dern innerhalb des lizenzierten Tenants ab. Eine separate Lizenz ist nur für einen zusätzlichen D365 F&O-Tenant erforderlich.
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